Fyra tips för effektiva möten

Fyra tips för effektiva möten

Jag hatar att ha möten där det antingen är ineffektiva eller där det känns som att man mest har möten för att ha möten. Det kanske är en del av min asperger, men jag avskyr saker som är ineffektiva eller orationella. I min värld är ett dåligt möte slöseri med tid, och även möten som egentligen skulle kunna tas via mail. Till exempel ett rent informationsmöte eller en löpande avstämning mellan två personer. Tid är dyrbart och jag lägger hellre min tid på att skapa resultat. Jag vet att fler känner som mig och har skrivit ned mina bästa tips för effektiva möten.

Tips för effektiva möten 1: Gemensamma rutiner

Mitt första tips för effektiva möten är att se till att alla vet vad som gäller. När jag har jobbat på stora organisationer där jag har varit chef har vi haft en nedskriven mötespolicy, precis som man har en semesterpolicy eller en alkoholpolicy. Det är för att alla ska veta vad som gäller, till exempel hur man kallar till ett möte, vad man ska ha gjort innan (läst alla handlingar!) och hur anteckningar skrivs ned och skickas ut.. I en mindre organisation eller ett projektteam kan det räcka att prata med alla om det.

Lästips: så gör du en action plan för att nå dina mål.

Tips för effektiva möten 2: Skicka ut agendan och ta input på den i förväg

Mitt andra tips för effektiva möten är att skicka ut mötesagendan och ta input på den i god tid innan mötet. Vad som är god tid beror såklart på vilken typ av möte det är. Den här rutinen har två syften: den första är att se till att alla vet vad som ska avhandlas på mötet, den andra är att fånga upp viktiga saker så att de inte missas. Många gör det här under en punkt för övriga frågor på agendan, och det har både för och nackdelar. I mina ögon är den största nackdelen att övriga deltagare inte hinner förbereda sig för punkten och då blir det inte lika bra diskussioner.

Lästips: så formulerar du mål som gör att du når dina drömmar

Tips för effektiva möten 3: Se till att alla vet sin roll på mötet

Ett tredje tips för effektiva möten är att se till att alla vet sin roll på mötet. Man kan ha olika roller på ett möte: mötesledare, sekreterare, deltagare, observatör eller vara föredragande av en punkt för att nämna några. Genom att se till att alla vet deras roll underlättar man för dem att förbereda sig och ser till att det inte blir några missförstånd. Ett exempel på när jag själv tydliggör min roll genom att fråga innan är när jag ska med på ett sälj- eller ett kundmöte där det inte finns ett pågående projekt som jag driver med den kunden. Min roll kan vara väldigt olika beroende på läget i den situationen: ibland vill säljaren att jag driver en kreativ process och ibland vill hen att jag är med för att observera och lära känna kunden. Oavsett så förväntas det olika saker av mig på mötet och vet jag vad min roll är så blir det lättare att leverera rätt resultat. Detsamma gäller alla andra, så jag brukar försöka vara tydlig med allas roller.

Lästips: så skriver du en att-göra-lista som gör dig mer produktiv

Tips för effektiva möten 4: Kräv att alla är förberedda så att ni kan gå direkt in på diskussionerna

Mitt sista riktigt viktiga tips för effektiva mmöten är att kräva att alla är förberedda. I mina ögon har man inte på ett möte att göra om man inte har läst agendan eller handlingarna innan. Genom att kräva att alla är förberedda kan man hoppa direkt in i diskussionerna och spara viktig tid. För er som är föreningsvana eller har haft mycket möten så kan man säga att det är att anse att en handling är föredragen om den har skickats ut skriftligt. Det betyder att man inte ska behöva gå igenom den igen på mötet utan alla förväntas ha läst den innan, förberett sin input och vara redo att diskutera.

Har du några tips på rutiner för att skapa meningsfulla möten?

16 Kommentarer

  1. oktober 11, 2018 / 2:55 e m

    jätte bra tips!

    • therese
      Författare
      oktober 16, 2018 / 9:43 f m

      Tack!

  2. oktober 11, 2018 / 3:17 e m

    Åh vilket härligt inlägg och så fina anteckningsblock!! Kram

    • therese
      Författare
      oktober 16, 2018 / 9:44 f m

      Tack – det är från Lagerhaus hela bunten!

  3. oktober 11, 2018 / 6:05 e m

    Så bra tips! 😍

    • therese
      Författare
      oktober 16, 2018 / 9:44 f m

      Tack!

  4. oktober 11, 2018 / 7:38 e m

    Jättebra punkter 🙂 Tycker också det är slöseri med tid om det är möten för mötets skull utan att de leder någonvart.

    • therese
      Författare
      oktober 16, 2018 / 9:44 f m

      Tack! 🙂 Ja, det är något av det värsta jag vet på jobbet.

    • therese
      Författare
      oktober 16, 2018 / 9:44 f m

      Tack!

  5. oktober 12, 2018 / 2:27 e m

    Vilka bra tips inspirerande 😀 Kram

    • therese
      Författare
      oktober 16, 2018 / 9:44 f m

      Tack!

  6. oktober 13, 2018 / 6:18 f m

    Men guuu vilka bra tips!! Dom tror jag verkligen att alla företag skulle behöva!! Kram <3

    • therese
      Författare
      oktober 16, 2018 / 9:44 f m

      Tack!

    • therese
      Författare
      oktober 16, 2018 / 9:44 f m

      Tack!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.