Tre tips för att förbereda ett viktigt möte

I mitt jobb har jag en hel del möten av olika karaktär. Många av dem är viktiga och jag har oftast en agenda med vad jag vill med mötet, ibland går det hand-i-hand med mötets syfte, ibland vill jag ha ut något annat av mötet. Oavsett så har jag lärt mig att det är viktigt att förbereda sig inför möten och har ett par tips för att förbereda ett viktigt möte.

Tips för att förbereda ett viktigt möte 1: fundera på vad du vill ha ut av mötet

Jag tycker att ett möte alltid ska ha ett syfte och ett mål, annars slösar man bara med allas tid. Det bästa är om det är uttalat innan mötet så att alla vet vad som ska åstadkommas och kan förbereda sig ordentligt. Även om det inte finns ett uttalat mål och syfte med mötet är det bra att själv fundera på vad man vill ha ut av mötet och förbereda för hur man kan få det. Är det ett lönesamtal vet du kanske en minsta höjning du vill ha och kan förbereda argument för det. Och om det är ett möte där kreativa idéer ska diskuteras kan du förbereda hur du presenterar din idé.

Lästips: fyra tips för effektiva möten.

Tips för att förbereda ett viktigt möte 2: ta reda på vad din roll i mötet är

Ibland kan jag känna att det är lite oklart vad min roll på ett möte är, särskilt om det är någon annan som bjuder in mig till det. För att den som bjudit in mig till mötet ska få ut det de vill och för att jag ska veta vad jag ska göra brukar jag fråga vad min roll på mötet är. Då kan jag förbereda mig eller anpassa mitt beteende. Till exempel är jag oftast en väldigt aktiv mötesdeltagare och tar en aktiv diskussionsroll naturligt i ett möte, men ibland vill den som har bjudit in mig bara att jag ska vara med och lyssna och då kan det bli helt fel. Genom att klargöra min roll innan mötet kan jag helt enkelt se till att jag gör det som förväntas och att jag kan förbereda mig ordentligt om jag ska göra något speciellt. Förväntas jag exempelvis komma med åsikter och insikter om det som ska diskuteras behöver jag läsa på mer om det som ska avhandlas på mötet, särskilt om det är ett projekt jag normalt inte jobbar med.

Lästips: formulera mål som gör att du når dina drömmar.

Tips för att förbereda ett viktigt möte 3: få upp dina punkter på agendan

De flesta förberedda möten har någon form av agenda eller att det är uttalat vad man ska prata om. Om jag vill ha ut något särskilt av ett möte eller diskutera något som är viktigt för mig ser jag till att det kommer med på agendan. Vet jag det i ett tidigt skede mailar jag den som kallat till mötet och frågar om vi kan få in det på mötesagendan, annars tar jag upp det när agendan gås igenom och lägger till det som en övrig punkt. Skickas agendan ut innan mötet får alla andra tid att förbereda sig och diskussionen kan bli bättre, tas det upp som en övrig punkt under mötet vet de i alla fall att det kommer att komma. Om det inte finns någon formell agenda för mötet brukar jag ändå försöka lyfta det jag vill prata om i början av mötet så att det ser till att hinnas med.

Lästips: så skriver du en att-göra-lista som gör du mer produktiv.