Mina rutiner för att skapa meningsfulla möten

Mina rutiner för att skapa meningsfulla möten

Jag hatar att ha möten där det antingen är ineffektiva eller där det känns som att man mest har möten för att ha möten. Det kanske är en del av min asperger, men jag avskyr saker som är ineffektiva eller orationella. I min värld är ett dåligt möte slöseri med tid, och även möten som egentligen skulle kunna tas via mail. Till exempel ett rent informationsmöte eller en löpande avstämning mellan två personer. Tid är dyrbart och jag lägger hellre min tid på att skapa resultat. Så när jag håller i möten har jag ett par rutiner för att skapa meningsfulla möten.

Rutiner för att skapa meningsfulla möten

Den första rutinen är att se till att alla vet vad som gäller. När jag har jobbat på stora organisationer där jag har varit chef har vi haft en nedskriven mötespolicy, precis som man har en semesterpolicy eller en alkoholpolicy. Det är för att alla ska veta vad som gäller. I en mindre organisation eller ett projektteam kan det räcka att prata med alla om det.

Skicka ut agendan och ta feedback på den i förväg

Den andra rutinen för att skapa meningsfulla möten är att skicka ut mötesagendan och ta input på den i god tid innan mötet. Vad som är god tid beror såklart på vilken typ av möte det är. Den här rutinen har två syften: den första är att se till att alla vet vad som ska avhandlas på mötet, den andra är att fånga upp viktiga saker så att de inte missas. Många gör det här under en punkt för övriga frågor på agendan, och det har både för och nackdelar. I mina ögon är den största nackdelen att övriga deltagare inte hinner förbereda sig för punkten och då blir det dåliga diskussioner.

Lästips: så formulerar du mål som gör att du når dina drömmar

Se till att alla vet sin roll på mötet

Man kan ha olika roller på ett möte: mötesledare, sekreterare, deltagare, observatör eller vara föredragande av en punkt för att nämna några. Genom att se till att alla vet deras roll underlättar man för dem att förbereda sig och ser till att det inte blir några missförstånd. Ett exempel på när jag själv tydliggör min roll genom att fråga innan är när jag ska med på ett sälj- eller ett kundmöte där det inte finns ett pågående projekt som jag driver med den kunden. Min roll kan vara väldigt olika beroende på läget i den situationen: ibland vill säljaren att jag driver en kreativ process och ibland vill hen att jag är med för att observera och lära känna kunden. Oavsett så förväntas det olika saker av mig på mötet och vet jag vad min roll är så blir det lättare att leverera rätt resultat. Detsamma gäller alla andra, så jag brukar försöka vara tydlig med allas roller.

Lästips: så skriver du en att-göra-lista som gör dig mer produktiv

Kräv att alla är förberedda så att ni kan gå direkt in på diskussionerna

Den sista riktigt viktiga rutinen för att skapa meningsfulla möten är att kräva att alla är förberedda. I mina ögon har man inte på ett möte att göra om man inte har läst agendan eller handlingarna innan. Genom att kräva att alla är förberedda kan man hoppa direkt in i diskussionerna och spara viktig tid. För er som är föreningsvana eller har haft mycket möten så kan man säga att det är att anse att en handling är föredragen om den har skickats ut skriftligt. Det betyder att man inte ska behöva gå igenom den igen på mötet utan alla förväntas ha läst den innan, förberett sin input och vara redo att diskutera.

Har du några tips på rutiner för att skapa meningsfulla möten?

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *